Tahun 2016 lalu, saya pernah merasa sangat kebingungan. Saya merasa bahwa produktivitas saya cukup tinggi, namun progress atau hasil yang dicapai masih terasa kurang memuaskan. — Tips Meningkatkan Produktivitas

Akhirnya saya coba review tentang hal-hal yang saya kerjakan berikut proses bagaimana saya mengerjakannya. Hasilnya cukup membuat saya tertawa sambil geleng-geleng kepala.

Saya menyadari bahwa ada yang salah dengan cara saya. Utamanya terkait fokus. Fokus saya masih banyak tersita untuk mengerjakan hal-hal yang tidak penting.

Contohnya :

  • Mengerjakan desain logo selama 4 jam yang pada akhirnya tidak jadi digunakan
  • Mencari sebanyak-banyaknya informasi yang membuat saya bingung sendiri (overload information) harus menerapkan yang mana
  • dan lain sebagainya.

Berangkat dari keresahan ini saya akhirnya mencoba mencari cara bagaimana agar saya mampu mengatur fokus pada hal-hal yang membuat kinerja saya bisa lebih efektif dan efisien. Pada akhirnya saya menemukan 3 tips yang membantu saya mengoptimasi produktivitas dan hasil dari apa yang saya kerjakan setiap harinya.

Tips Meningkatkan Produktivitas Dengan Fokus Pada Hal Yang Tepat

1. Buat Daftar Aktivitas, Kemudian Sortir Sesuai Nilai dan Prioritas

Membuat daftar dari seluruh aktivitas selama satu hari terlebih dulu. Setelah itu sortir dan kategorikan aktivitas yang ada di dalam daftar sebagai aktivitas utama atau aktivitas pendukung.

Aktivitas utama adalah aktivitas inti yang jika dikerjakan dengan baik maka akan memudahkan dan meningkatkan peluang keberhasilan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Aktivitas pendukung adalah aktivitas pelengkap yang jika dikerjakan sifatnya hanya menambah nilai dari aktivitas utama. Tanpa menyelesaikan aktivitas utama dengan baik, aktivitas pendukung tidaklah berarti.

Tulis daftar baru yang HANYA berisi AKTIVITAS UTAMA. Daftar aktivitas inilah yang nantinya menjadi panduan utama Anda dalam menempatkan fokus.

NB : Aktivitas pendukung boleh dikerjakan jika aktivitas utama telah berhasil diselesaikan.

2. Fokus Kerjakan Satu per Satu

Multitasking (mengerjakan dua atau lebih pekerjaan sekaligus) memang bisa dilakukan, namun hasil dari dua pekerjaan yang dilakukan bersamaan tidak akan sebaik bila pekerjaan itu diselesaikan satu per satu.

Tidak percaya? Contohnya, seseorang yang menyetir sambil menulis pesan di hpnya. Apa yang terjadi dalam kondisi seperti ini? Kecepatan mengetiknya akan sangat lambat, begitu juga dengan kecepatan mobilnya. Malah mereka berisiko tinggi mencelakakan diri sendiri dengan melakukannya.

Ini membuktikan jika fokus kita terbagi pada lebih dari satu aktivitas secara bersamaan berpotensi mengurangi hasil kualitas pekerjaan. Yuk mulai fokus kerjakan satu per satu!

3. Lakukan Time Blocking Untuk Eliminasi Distraksi

Target sudah ditentukan di langkah pertama, juga sudah mulai fokus mengerjakan satu per satu, namun bagaimana jika masih ada distraksi yang mengganggu fokus?

Distraksi punya peran penting dalam mengaburkan atau mengalihkan fokus dan bisa terjadi kapan saja. Baik yang berasal dari internal maupun eksternal.

Distraksi Internal yang berasal dari diri sendiri, seperti :

  • Keinginan untuk pindah mengerjakan aktivitas lain ketika dihadapkan dengan kesulitan atau kebosanan
  • Kecenderungan mencari terlalu banyak informasi

Distraksi Eksternal yang berasal dari luar, seperti :

  • Ajakan nongkrong dari teman di tengah aktivitas
  • Kebisingan
  • Cek Email Masuk
  • Angkat Telepon
  • Balas chat

Hanya dengan mempersempit fokus dan mengeliminasi semua distraksi-lah kita bisa fokus secara penuh untuk menyelesaikan aktivitas utama yang menjadi target.

Lalu bagaimana cara mengatasinya? Lakukan Time Blocking!

Time Blocking

Cobalah untuk menetapkan batas waktu dari masing-masing pekerjaan yang harus Anda selesaikan dan berusaha fokus selama waktu yang ditentukan hanya pada aktivitas yang sedang Anda lakukan.

Agar lebih jelas saya akan bantu beri contoh seperti apa kebiasaan saya melakukan time blocking. Untuk menyelesaikan artikel di 101mind.com saya mengalokasikan waktu maksimal 60 menit. Batas waktu 60 menit tadi akan saya  bagi menjadi 5 time block dengan durasi 10 menit, dengan alokasi 1 block 10 menit lagi untuk toleransi jika ada sesuatu yang sifatnya mendesak (misal: telepon yg sangat penting, kebelet buang air, dll).

Saat mulai pekerjaan, di time block pertama saya akan fokus membuat outline nya selama 10 menit. Misal ada telepon masuk, chat masuk, email masuk, dll dengan sengaja akan saya abaikan agar tidak mengganggu fokus sampai target selesai dan 10 menit durasi habis. Begitu seterusnya sampai artikel yang ditulis selesai dan berhasil diunggah.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here